OKRs, KPIs e BPMN

OKRs (Objectives and Key Results) são metodologias de definição de metas usada por empresas para alinhar esforços e medir o progresso de forma clara e objetiva. Eles são amplamente utilizados por empresas de tecnologia, como Google e LinkedIn, mas podem ser aplicados em qualquer setor ou contexto, incluindo empresas tradicionais, startups e até equipes pequenas.

Para entender melhor, vamos dividir em duas partes:

• Objective (Objetivo): O objetivo é o que você quer alcançar. Deve ser algo inspirador, claro e desafiador. Ele serve para motivar e engajar a equipe, proporcionando uma direção e um propósito claros. Um bom objetivo deve ser qualitativo e ambicioso, mas não impossível de ser alcançado.

  Exemplo de Objetivo: Aumentar a satisfação do cliente com nossos produtos.

• Key Results (Resultados-chave): Os resultados-chave são como você sabe que alcançou o objetivo. Eles são os indicadores quantitativos que medem o progresso em direção ao objetivo. Um bom resultado-chave deve ser específico, mensurável e ter um prazo claro.

  Para cada objetivo, você normalmente define de 2 a 5 resultados-chave. Eles devem ser metas desafiadoras, mas alcançáveis, e precisam estar ligados diretamente ao sucesso do objetivo.

  Exemplo de Resultados-chave para o Objetivo acima:

  • Aumentar a pontuação de satisfação do cliente de 7 para 9 no NPS (Net Promoter Score) até o final do trimestre.
  • Reduzir o tempo médio de resposta do suporte ao cliente de 24 horas para 12 horas até o final do trimestre.
  • Aumentar a taxa de renovação de contratos de 80% para 90% até o final do trimestre.

• Transparência: As OKRs são públicos dentro da organização. Todo mundo pode ver os OKRs de outras equipes ou indivíduos, o que promove uma cultura de transparência e colaboração.
• Alinhamento: As OKRs são ferramentas poderosas para alinhar os esforços de toda a organização em direção a objetivos comuns. Cada equipe ou indivíduo define seus OKRs, que devem estar alinhados com os OKRs de nível superior.
• Foco: As OKRs ajudam a manter o foco nas prioridades estratégicas da organização. Ao definir objetivos claros e resultados-chave mensuráveis, as equipes sabem exatamente no que devem se concentrar para alcançar o sucesso.
• Periodicidade: OKRs são normalmente estabelecidos em ciclos trimestrais ou anuais, permitindo ajustes frequentes de acordo com o progresso e as mudanças no ambiente.

• Clareza: Todos sabem para onde a empresa está indo e o que precisam fazer para chegar lá.
• Motivação: Objetivos inspiradores podem aumentar a motivação, já que as pessoas sabem que seu trabalho é importante para alcançar uma meta maior.
• Medição: Com resultados-chave mensuráveis, fica claro se o progresso está sendo feito ou não.

• Flexibilidade: Ao contrário de metas anuais fixas, as OKRs podem ser ajustadas conforme necessário a cada trimestre, acompanhando mudanças nas prioridades da empresa.
• Ambição: Enquanto metas tradicionais são muitas vezes realistas, as OKRs incentivam objetivos desafiadores, levando as pessoas a se esforçarem para mais.

KPI (Key Performance Indicator), ou Indicador-chave de Desempenho, é uma métrica utilizada para medir o desempenho de um processo, projeto ou iniciativa dentro de uma empresa. Os KPIs servem como uma forma objetiva de acompanhar se as atividades estão sendo realizadas de maneira eficaz e eficiente, ajudando a atingir as metas estabelecidas.

Características dos KPIs:

• Quantitativos: KPIs são sempre mensuráveis, com valores numéricos que permitem acompanhar o progresso ao longo do tempo.
• Relevantes: Eles devem estar diretamente relacionados aos objetivos estratégicos da empresa ou equipe.
• Específicos: Um bom KPI mede um aspecto muito claro e específico de um processo.
• Acionáveis: KPIs devem fornecer insights que levem à ação, ou seja, ajudar na tomada de decisões para melhorar o desempenho.

As KPIs podem variar de acordo com o objetivo da empresa ou setor, mas geralmente podem ser classificados em dois grandes grupos:

• KPIs Operacionais: Medem o desempenho de processos do dia a dia e ajudam a garantir que as operações estão funcionando como esperado. São usados com mais frequência para o acompanhamento contínuo.

  Exemplo: Tempo médio de produção de um produto, número de chamadas atendidas por um operador de suporte, taxa de conversão de vendas.

• KPIs Estratégicos: Medem o progresso em direção a metas de longo prazo e estratégicas da organização. Esses KPIs normalmente estão mais ligados ao crescimento ou à sustentabilidade da empresa.

  Exemplo: Taxa de crescimento anual da receita, participação de mercado, satisfação geral do cliente.

Exemplos de KPIs em diferentes áreas:

• Vendas: Receita gerada, Número de novos clientes adquiridos, Taxa de conversão de leads (potenciais clientes).
• Marketing: Tráfego no site, Taxa de cliques (CTR) em campanhas de marketing digital, Custo por aquisição de cliente (CAC).
• Recursos Humanos: Taxa de retenção de funcionários, Tempo médio de contratação, Satisfação dos funcionários (medida por pesquisas).

Para definir KPIs eficazes, é importante que elas:

• Apoiem os objetivos estratégicos: Devem estar diretamente relacionados ao que a empresa ou equipe quer alcançar.
• Sejam mensuráveis e específicos: Devem ter uma fórmula clara de medição, sem ambiguidade.
• Sejam alcançáveis, mas desafiadores: KPIs muito fáceis não motivam a equipe, enquanto metas impossíveis podem desmotivar.
• Tenham um período definido para medição: KPIs precisam ser monitorados com regularidade, seja diariamente, semanalmente ou trimestralmente.

BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação gráfica padronizada utilizada para modelar processos de negócios. Sua principal função é representar visualmente o fluxo de atividades, tarefas e interações de um processo, facilitando o entendimento entre equipes técnicas e não técnicas dentro de uma organização.

Por que usar BPMN?

O BPMN é amplamente utilizado porque:

• Padroniza a comunicação: Ele cria um modelo compreensível por todas as partes envolvidas (desenvolvedores, gerentes, stakeholders).
• Documenta processos: Ajuda a mapear, entender e melhorar os processos de negócio existentes.
• Simula e melhora processos: Ao visualizar o processo, é possível identificar gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria.

• Piscinas (Pools) e Raias (Lanes): Piscinas representam participantes (organizações, departamentos) e Raias subdividem uma piscina, indicando papéis ou responsabilidades.
• Eventos (Circulares): Evento de início, intermediário e término, que indicam o começo, meio e fim de um processo.
• Atividades (Retangulares): Representam as tarefas ou atividades realizadas no processo.
• Decisões (Diamantes): Indicam pontos de decisão onde o fluxo pode seguir diferentes caminhos.
• Fluxos de Sequência (Setas): Conectam os elementos, indicando a ordem das atividades.
• Conectores (Mensagens): Representam a comunicação entre os participantes do processo.
• Artefatos: Elementos adicionais que fornecem informações sobre o processo (ex.: notas, grupos de tarefas).

Imagine que uma empresa tenha um processo de aprovação de reembolso:

• Evento de início: Recebimento da solicitação de reembolso.
• Atividade: Verificação dos documentos.
• Decisão: Aprovar ou rejeitar a solicitação.

Se aprovado, vai para o departamento financeiro.

Se rejeitado, o processo termina com uma notificação ao funcionário.

• Atividade: Processamento do reembolso.
• Evento de término: Envio da confirmação ao solicitante.

• Facilidade de entendimento: É uma linguagem simples e visual que qualquer pessoa pode aprender rapidamente, independentemente de seu conhecimento técnico.
• Melhoria de processos: Ao mapear visualmente, fica mais fácil ver ineficiências e criar planos para otimizar o fluxo de trabalho.
• Integração com sistemas: Como é um padrão amplamente aceito, o BPMN pode ser utilizado com várias ferramentas de software para automatização de processos.

• Fluxogramas comuns: Embora ambos sejam usados para mapear processos, os fluxogramas são mais simples e menos padronizados, o que pode gerar interpretações diferentes.
• UML (Unified Modeling Language): Focado mais em modelagem de sistemas de software, enquanto o BPMN é dedicado a processos de negócios.